9 верных способов провалить любое событие:
- Заказывайте производство рекламных материалов в последние два дня до события.
- Образно рассказывайте дизайнеру и производственникам, что именно вы от них хотите.
- Придерживайтесь строгого сценария мероприятия. Что бы не случилось, при любых обстоятельствах, не меняйтесь в угоду непредвиденным мелочам.
- Чек-лист для слабаков!
- Весь персонал приезжает не раньше, чем за 20 минут до мероприятия — все равно успеем.
- Запасной план – пережитки прошлого.
- Проверка оборудования до мероприятия только тратит ваше драгоценное время.
- Контролировать персонал не нужно – они ведь профессионалы! Даже девочки-промоутеры.
- Скудный фуршет и кофе-брейк – основа экономии. Как говорится, гости не есть сюда пришли.
А теперь давайте выйдем из параллельной вселенной, в которой вы читаете этот список и убеждены, что это не про вас. А я совершаю эти ошибки, и не только я! Может быть не все сразу, хотя всякое бывало. Для таких же самоуверенных и многоопытных организаторов, пару советов как обезопасить себя, если вы уже достигли дна и допустили все эти ошибки.
1. В голове держите подрядчика, которое в любое время дня и ночи переделает неверно сделанные рекламные материалы. Такие чудо-люди появляются тогда, когда у вас безупречная репутация по своевременной оплате счетов, если и это не про Вас, обещайте впредь заказывать будущие мега-объёмы материалов только у них.
2. Итог получился не таким, каким вы его задумали? Корректируйте концепт, меняйте размещение этих материалов на площадке. Может быть невероятную конструкцию лучше поставить не в центр, а при входе? Масштабы будут видны, а плохую печать не выдаст спокойное освещение.
3. Не умеете быть гибким и подстраиваться под непредвиденные обстоятельства? Просите о помощи профессионалов – ведущие, звукооператоры и т.п. Им не привыкать, они подскажут способ скорректировать ход мероприятия так, что проблему заметили только Вы сами.
4. Тщательно объясните ответственным на точке все, что должно было быть на Вашем чек-листе. Теперь они ваши контрольные точки.
5. Персонал, даже самый профессиональный, нуждается в четком ТЗ. Опоздавшие есть всегда. Смиритесь и стартуйте – аудитория сама запустит механизм мероприятия. Лучше уж так, чем опоздание, которое заметили все участники из-за долгого ожидания.
6. Запасной план и не один! Если у вас его нет, проводите мероприятие с опытным помощником, который его мгновенно придумает
7. Не проверили оборудование, а оно дало сбой? Внесите в тайминг импровизацию, пригласите всех выпить чаю, пока чинят неисправный экран.
8. Контролировать должны не вы, а ваши помощники. Если же их нет, проговорите еще раз их зоны ответственности и с определенным интервалом устраивайте импровизированны й мини-аудит.
9. В случае со скудным фуршетом остается только краснеть и стыдится. Урежьте время на кофе-брейк — так ваша жадность не будет настолько очевидна.
Будем честны, эти способы очень субьективны и зависят от формата мероприятия. Идея одна – проведение события это всегда тысяча и один способ сделать сказку при любых обстоятельствах. Самое главное — не забывайте улыбаться!
